まずは基本をおさえて効率アップ

今やエクセルは特に難しいソフトではなく電卓や電話と同じくらい「使えて当たり前」のツールです。ですが、まだまだ初歩的な操作を知らずに使っている人が多いのも現実です。年月日を入力する場合は「年/月」のみを入力すれば良いこと、等間隔で数値を連続入力する場合はセルの角にあるポイントをドラッグすれば良いこと、など。凝った使い方をする前に基本的な入力方法を使いこなし、作業効率をアップすることから始めましょう。

ちょっと頑張ればライバルにグンと差がつく

たとえば上司から「先月の深夜帯の残業時間だけすぐに算出できないかな」などと言われた場合、サッとエクセルで計算し一覧表の形で提出することが出来れば「仕事の速いやつ」と一目置かれます。ただ現実には時間がないのと面倒なので作業記録を見ながら電卓で計算して済ませてしまいます。やったことがない人には難しく感じるかもしれませんが計算式をセルの中で組み立て、シートに入力された値を計算するのはエクセルでは比較的簡単にできることです。ほんの少し勉強するだけで同僚たちに差をつけることができるのです。ウェブ上にも便利なテンプレートが掲載されているので日頃から調べて準備しておくと良いでしょう。

あくまでも文書の一部として活用すること

この他、エクセルにはサーバー上に保存されたシートを複数のユーザーで同時に更新し、常に最新の情報を部署間で共用する機能など便利な使い方がたくさんあります。ただ、忘れてはならないのはエクセルはあくまでビジネス文書の一部を作成するためのツールです。エクセルのために仕事のやり方を変えるようなことがあっては目的と手段があべこべになってしまいます。その点に注意し、仕事を完成させるための一段階として上手に活用しましょう。

文書作成や表計算等のソフトでどのようなスキルが求められるかは、職場によって異なります。MOS講座を受けることで、転職の際にも、どこの職場でも通用するスキルを持っていると明言できるようになります。